GDPR Compliance Policy – Woodly and Sprout

Data intrării în vigoare: 05.09.2025

1. Introducere

Woodly and Sprout (“noi”, “al nostru” sau “ne”) se angajează să protejeze datele dumneavoastră personale și să respecte drepturile dumneavoastră de confidențialitate în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) și legislația română aplicabilă.

Această politică explică cum colectăm, folosim, stocăm și protejăm datele dumneavoastră personale când vizitați site-ul nostru https://woodlyandsprout.com sau achiziționați produsele noastre.

2. Cine suntem (Responsabilul cu prelucrarea datelor)

Woodly and Sprout

Email: support@woodlyandsprout.com
Website: https://woodlyandsprout.com

Suntem responsabilul cu prelucrarea datelor pentru datele personale pe care le colectăm și le procesăm prin intermediul site-ului nostru și al activităților comerciale.

3. Ce date personale colectăm

3.1 Date colectate direct de la dumneavoastră:

La înregistrarea contului:

Nume și prenume
Adresa de email
Numărul de telefon
Data nașterii (pentru verificarea vârstei – trebuie să aveți minimum 18 ani)

La plasarea comenzii:

Informații de facturare și livrare
Detalii de plată (procesate securizat prin furnizori terți)
Preferințe speciale pentru comandă
Informații pentru personalizarea produselor

Când contactați serviciul clienți:

Conținutul comunicării
Istoricul conversațiilor
Dosarele atașate (fotografii ale produselor, etc.)

3.2 Date colectate automat:

Informații tehnice:

Adresa IP
Tipul și versiunea browserului
Sistemul de operare
Referrer URL
Paginile vizitate și timpul petrecut
Cookie-uri și tehnologii similare

Date de utilizare:

Comportamentul de navigare
Produsele vizualizate
Istoricul căutărilor
Interacțiunea cu emailurile noastre

4. Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor

Procesăm datele dumneavoastră personale pe baza următoarelor temeiuri legale:

4.1 Executarea contractului:

Procesarea comenzilor și livrarea produselor
Gestionarea contului dumneavoastră
Furnizarea serviciilor de asistență clienți
Procesarea retururilor și schimburilor

4.2 Consimțământul dumneavoastră:

Newsletter și comunicări marketing
Cookie-uri non-esențiale
Personalizarea experienței de cumpărături
Împărtășirea istoriilor clienților și fotografiilor

4.3 Interesul legitim:

Prevenirea fraudelor și securitatea site-ului
Îmbunătățirea produselor și serviciilor noastre
Analize și raportare internă
Recuperarea comenzilor abandonate

4.4 Obligații legale:

Păstrarea înregistrărilor contabile și fiscale
Respectarea cerințelor de siguranță a produselor
Cooperarea cu autoritățile competente

5. Cum folosim datele dumneavoastră

5.1 Procesarea comenzilor:

Confirmarea și procesarea plăților
Prepararea și expedierea produselor
Comunicarea cu privire la statusul comenzii
Gestionarea retururilor și garanțiilor

5.2 Comunicarea cu clienții:

Răspunsul la întrebări și solicitări de suport
Notificări importante despre comandă
Actualizări despre modificările politicilor
Informații despre siguranța produselor

5.3 Marketing (doar cu consimțământul dumneavoastră):

Newsletter cu noi produse și oferte
Recomandări personalizate de produse
Invitații la evenimente speciale
Sondaje de satisfacție a clienților

5.4 Îmbunătățirea serviciilor:

Analiza comportamentului de navigare
Optimizarea experienței utilizatorului
Dezvoltarea de noi produse
Testarea funcționalității site-ului

6. Protecția datelor copiilor

Politică strictă pentru copii:

Nu colectăm intenționat date de la copii sub 16 ani
Produsele noastre sunt destinate copiilor, dar cumpărăturile trebuie făcute de adulți
Dacă aflăm că am colectat date de la un copil sub 16 ani, le vom șterge imediat
Părinții pot contacta support@woodlyandsprout.com pentru orice preocupare

Consimțământul parental:

Pentru copiii între 13-16 ani, este necesar consimțământul parental
Părinții pot solicita accesul, corectarea sau ștergerea datelor copilului lor
Monitorizăm activ pentru a identifica utilizatori minori

7. Cât timp păstrăm datele

7.1 Conturi active:

Datele contului: până la ștergerea contului
Istoricul comenzilor: 7 ani pentru cerințe contabile
Comunicările cu clienții: 3 ani

7.2 Conturi inactive:

Conturi inactive timp de 3 ani vor fi arhivate
Datele personale vor fi anonimizate după 5 ani de inactivitate
Notificări trimise înainte de arhivare

7.3 Date de marketing:

Cookie-uri: conform politicii de cookie-uri
Date newsletter: până la dezabonare plus 1 an
Consimțământul de marketing: revizuit anual

7.4 Obligații legale:

Înregistrări contabile: 10 ani
Date de garanție: durata garanției plus 2 ani
Dovezi de conformitate cu siguranța: 10 ani

8. Cu cine împărtășim datele

8.1 Furnizori de servicii de încredere:

Procesatori de plăți:

PayPal, Stripe (pentru procesarea plăților)
Date partajate: informații necesare tranzacției
Scop: finalizarea achizițiilor

Servicii de livrare:

Fan Courier, DPD, alte companii de curierat
Date partajate: nume, adresă, telefon pentru livrare
Scop: livrarea comenzilor

Servicii de email și marketing:

MailChimp sau similar (dacă aplicabil)
Date partajate: email, preferințe
Scop: newsletter și comunicări marketing

Furnizori de hosting și tehnologie:

Servicii de hosting web
Date partajate: date tehnice necesare funcționării
Scop: menținerea site-ului funcțional

8.2 Cerințe legale:

Autoritățile fiscale române (pentru raportare)
Organisme de reglementare (pentru siguranța produselor)
Forțele de ordine (când este solicitat legal)

8.3 NU vindem sau închiriem datele:

Nu vindem niciodată datele personale
Nu împărtășim date în scopuri comerciale
Nu permitem publicitatea terților pe baza datelor dumneavoastră

9. Transferuri internaționale de date

În cadrul UE/SEE:

Datele pot fi procesate în alte țări UE/SEE
Același nivel de protecție GDPR se aplică

În afara UE/SEE:

Transferuri doar către țări cu nivel adecvat de protecție
Clauze contractuale standard pentru alte transferuri
Consimțământul explicit pentru transferuri specifice

10. Drepturile dumneavoastră GDPR

10.1 Dreptul de acces:

Solicitați o copie a datelor pe care le deținem despre dumneavoastră
Informații despre cum folosim datele dumneavoastră
Răspuns în 30 de zile

10.2 Dreptul la rectificare:

Corectarea datelor inexacte sau incomplete
Actualizarea informațiilor din cont
Modificări imediate pentru informații critice

10.3 Dreptul la ștergere (“Dreptul de a fi uitat”):

Ștergerea datelor când nu mai sunt necesare
Retragerea consimțământului pentru procesarea de marketing
Excepții pentru obligații legale și contractuale

10.4 Dreptul la restricționarea prelucrării:

Limitarea modului în care folosim datele
În timpul disputelor sau verificărilor
Până la verificarea acurateței datelor

10.5 Dreptul la portabilitatea datelor:

Primirea datelor într-un format structurat
Transferul datelor către alt furnizor
Pentru datele procesate automat

10.6 Dreptul la opoziție:

Opunerea față de prelucrarea pentru marketing direct
Opunerea față de procesarea bazată pe interese legitime
Drept absolut pentru marketing direct

10.7 Drepturi legate de procesarea automată:

Dreptul de a nu fi supus deciziilor automate
Dreptul de a cere intervenția umană
Contestarea deciziilor automatizate

11. Cum să vă exercitați drepturile

11.1 Modalități de contact:

Email: support@woodlyandsprout.com

Includeți “GDPR Request” în subiect
Specificați clar ce drepturi doriți să exercitați
Furnizați informații de identificare pentru securitate

Prin cont:

Unele drepturi pot fi exercitate direct prin contul online
Actualizarea datelor personale
Gestionarea preferințelor de marketing

11.2 Verificarea identității:

Pot fi necesare informații suplimentare pentru verificare
Protecția împotriva solicitărilor frauduloase
Procesul de verificare explicat clar

11.3 Timpii de răspuns:

30 de zile pentru majoritatea solicitărilor
Extensie cu 60 de zile pentru solicitări complexe
Notificare dacă este necesară o extensie

12. Securitatea datelor

12.1 Măsuri tehnice:

Criptarea datelor în tranzit și în repaus
Sisteme de autentificare securizate
Monitorizarea accesului la date
Backup-uri regulate și securizate

12.2 Măsuri organizatorice:

Training GDPR pentru personalul care accesează date
Politici stricte de acces la date
Acorduri de confidențialitate cu toți angajații
Revizuire regulată a proceselor de securitate

12.3 Răspunsul la încălcări:

Detectarea rapidă a încălcărilor de securitate
Notificarea autorităților în 72 de ore
Informarea clienților afectați când este necesar
Măsuri imediate pentru limitarea impactului

13. Cookie-uri și tehnologii de urmărire

13.1 Tipuri de cookie-uri:

Cookie-uri esențiale:

Necesare pentru funcționarea site-ului
Nu necesită consimțământ
Coșul de cumpărături, sesiunea utilizatorului

Cookie-uri de performanță:

Google Analytics (anonimizat)
Statistici de utilizare ale site-ului
Necesită consimțământ

Cookie-uri de marketing:

Recomandări personalizate
Remarketing
Necesită consimțământ explicit

13.2 Gestionarea cookie-urilor:

Banner de consimțământ la prima vizită
Centru de preferințe pentru gestionarea cookie-urilor
Instrucțiuni pentru dezactivarea din browser

14. Modificări ale acestei politici

14.1 Actualizări:

Revizuirea anuală a politicii
Modificări pentru conformitate cu legislația nouă
Îmbunătățiri bazate pe feedback-ul clienților

14.2 Notificare:

Email către toți clienții înregistrați
Notificare pe site-ul web
30 de zile înainte de intrarea în vigoare

14.3 Istoricul modificărilor:

Versiunile anterioare disponibile la cerere
Evidența modificărilor majore
Data fiecărei actualizări

15. Plângeri și autoritățile de supraveghere

15.1 Contact direct:

Încurajăm contactarea directă pentru rezolvarea preocupărilor
Echipă dedicată pentru problemele de confidențialitate
Răspuns rapid la toate plângerile

15.2 Autoritatea națională de supraveghere:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Website: https://www.dataprotection.ro
Email: anspdcp@dataprotection.ro
Adresa: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București

15.3 Dreptul la plângere:

Aveți dreptul de a depune plângere la ANSPDCP
Plângerea poate fi depusă online sau fizic
Nu este necesar să ne contactați mai întâi, dar apreciem oportunitatea de a rezolva problema

16. Contact pentru GDPR

Pentru toate întrebările legate de GDPR și protecția datelor:

Responsabilul cu protecția datelor:

Email: support@woodlyandsprout.com (marcați “GDPR” în subiect)
Timp de răspuns: Maximum 5 zile lucrătoare

Pentru urgențe de securitate:

Contact imediat la support@woodlyandsprout.com
Marcați urgent în subiect
Răspuns în 24 de ore

Această politică GDPR a fost actualizată ultima dată pe 09.09.2025

Angajament: Ne angajăm să respectăm pe deplin GDPR și să protejăm drepturile dumneavoastră de confidențialitate. Transparența și controlul asupra datelor dumneavoastră sunt prioritățile noastre principale.